Privacyverklaring

Met deze privacyverklaring informeer ik je graag over mijn privacybeleid met betrekking tot mijn diensten. Wanneer je een afspraak- of een kennismakingsverzoek indient op de website, gebruik maakt van de chatfunctie, maar ook wanneer je een offerte aanvraagt of ik een opdracht voor je uitvoer zal ik bepaalde persoonlijke gegevens van jou verwerken. Het doel hiervan is om jou zo snel en goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. In deze privacyverklaring licht ik toe welke informatie ik van jou verzamel, hoe ik deze informatie gebruik en hoe je jouw persoonsgegevens kunt controleren of laten verwijderen.

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site en de afname van mijn diensten. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site en/of diensten, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Heb je vragen over deze privacyverklaring, dan kun je mij als volgt bereiken:
E: info@myrthestortelers.nl

Inhoudsopgave
1. Toepasselijkheid van deze privacyverklaring
2. Welke gegevens worden verzameld en hoe
3. Doel verwerking en bewaring
4. Uitwisseling van gegevens met derden
5. Doorgifte aan derde landen
6. Bewaring en beveiliging van persoonsgegevens
7. Uitoefenen van jouw rechten

1. Toepasselijkheid van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die ik als verwerkingsverantwoordelijke verzamel, gebruik, deel en opsla over jou wanneer je een afspraak- of een kennismakingsverzoek indient op de website, gebruik maakt van de chatfunctie, maar ook wanneer je een offerte aanvraagt of ik een opdracht voor je uitvoer.

Ik kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen en jou over eventuele wijzigingen informeren door de gewijzigde verklaring op deze website te publiceren.

2. Welke gegevens worden verzameld en hoe
Ik verzamel vier categorieën persoonsgegevens van en over jou: 1) naam en contactgegevens, 2) gegevens die ik verzamel als je contact met mij hebt, 3) gegevens die ik vastleg wanneer je mijn website bezoekt en 4) gegevens die ik vastleg ten behoeve van het uitvoeren van een opdracht.

1. Naam en contactgegevens
Dit zijn de gegevens die je zelf invoert als je een afspraaks- of kennismakingsverzoek indient op de website, of wanneer je gebruik maakt van de chatfunctie. Denk hierbij aan gegevens zoals je voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens worden opgeslagen in het systeem EngageBay.

2. Gegevens die ik verzamel als je contact met mij hebt
Wanneer je via sociale media, WhatsApp, e-mail, telefonisch of via de chatfunctie op de website contact met mij hebt, dan leg ik deze contactmomenten vast in mijn systemen. Welke gegevens ik opsla en in welk systeem hangt af van het doel van het contact dat wij hebben. Neem je bijvoorbeeld contact met mij op voor meer informatie over mijn diensten en wat ik daarmee voor jouw bedrijf zou kunnen betekenen, dan sla ik je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer op in EngageBay.

3. Gegevens die ik vastleg wanneer je de website gebruikt
Wanneer je mijn website www.myrthestortelers bezoekt, worden onder meer jouw browsertype, locatie, apparaat type, IP-adres en surfgedrag geregistreerd. Mijn website registreert bijvoorbeeld jouw navigatie door de website. Deze gegevens worden geanonimiseerd opgeslagen en verwerkt. De website verzamelt deze informatie ook via cookies. Zie mijn cookieverklaring voor meer informatie over het gebruik van cookies. De link naar mijn cookieverklaring is opgenomen onderaan de website.

4. Gegevens die ik vastleg ten behoeve van (het uitvoeren) van een opdracht
Wanneer je een offerte bij mij aanvraagt of een overeenkomst met mij sluit, verzamel ik jouw persoonsgegevens en gegevens teneinde deze diensten aan jou te kunnen verlenen.Denk hierbij aan gegevens als: voor- en achternaam, bedrijfsgegevens (vestigingsadres, KvK-nummer, btw-nummer), adresgegevens (straat, nummer, postcode, plaats, land), e-mailadres, telefoonnummer (mobiel en vast), financiële gegevens (betalingsgegevens waaronder bankrekeningnummer). Indien nodig voor het uitvoeren van de opdracht, leg ik ook de volgende gegevens vast: sociale media accountnamen en inloggegevens, inloggegevens Google Analytics en andere Googleservices (zoals Google Drive en Google Agenda) en inloggegevens MailChimp en eventuele andere (marketing(automatiserings-)) software voor zover daarvan gebruik wordt gemaakt. Voor het verwerken en/of opslaan van deze gegevens maak ik gebruik van de volgende systemen: EngageBay, Informer, Trello, Google Drive en iCloud. Jouw persoonsgegevens zullen in dat kader worden verstrekt aan de personen binnen mijn organisatie, dan wel derden, die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van een opdracht. Een en ander zal alleen geschieden voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeengekomen diensten. Door een offerte aan te vragen of mij een opdracht te geven, ga je ermee akkoord dat ik deze gegevens verzamel, gebruik en met derden beschreven in paragraaf 4 deel voor de in paragraaf 3 beschreven doelen.

3. Doel en grondslag verwerking en bewaring
Ik verwerk jouw gegevens natuurlijk niet zomaar. Ik verwerk persoonsgegevens voor het uitvoeren van mijn bedrijfsactiviteiten, mits hiervoor een wettelijke grondslag is. Persoonsgegevens die ik verzamel, verwerk ik niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking dan wel op grond van de wetgeving (waaronder de fiscale bewaarplicht) is vereist.

Ik gebruik jouw gegevens voor vijf doeleinden: 1) het leveren van diensten en onderhouden van contact; 2) administratie en het voldoen aan wet- en regelgeving; 3) onderzoek ter verbetering van mijn diensten; 4) communicatie en marketing; en 5) gerechtvaardigde belangen.

1. Het leveren van diensten en het onderhouden van contact
Als je een offerte bij mij aanvraagt of een overeenkomst met mij sluit op basis waarvan ik diensten aan jou verleen, gebruik ik voor het opstellen respectievelijk uitvoeren daarvan de in paragraaf 2 beschreven gegevens. Zo gebruik ik jouw contactgegevens bijvoorbeeld om met jou te kunnen communiceren. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het versturen van een offerte of het beantwoordt krijgen van vragen ten behoeve van de uitvoering van een opdracht. Ook gebruik ik jouw contactgegevens om jouw vragen te beantwoorden als je contact met mij hebt (gehad). Je betaalgegevens gebruik ik voor het afhandelen van jouw betaling. Deze verwerking vindt plaats op basis van de volgende grondslagen: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent, de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op mij rust en/of je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking. Als je je toestemming voor het verwerken van jouw gegevens intrekt, of als je niet die gegevens verstrekt die ik nodig heb om de overeenkomst met jou uit te voeren, dan kun je mogelijk geen of alleen beperkt gebruik maken van mijn diensten.

2. Administratie en wet- en regelgeving
Jouw persoonsgegevens gebruik ik voor interne, administratieve doeleinden, zoals mijn financiële administratie en om te voldoen aan mijn wettelijke en fiscale verplichtingen. Deze verwerking vindt plaats op basis van de volgende grondslagen: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent, de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op mij rust en/of je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking. Als je jouw toestemming intrekt of als je niet die gegevens verstrekt die ik nodig heb heeft om te kunnen voldoen aan mijn wettelijke verplichtingen, dan kun je mogelijk geen of alleen beperkt gebruik maken van mijn diensten.

3.Onderzoek ter verbetering van de diensten
Ik doe onderzoek naar trends met betrekking tot de manier waarop bezoekers van mijn website en klanten gebruik maken van mijn website en diensten. Dit doe ik om inzicht te krijgen in het gedrag en de voorkeuren van bezoekers en klanten, zodat ik daarmee mijn diensten, de content op mijn website en mijn klantenservice kan verbeteren. Ook gebruik ik deze inzichten om nieuwe diensten te ontwikkelen. Voor dit onderzoek gebruik ik automatische tools waarmee ik de in paragraaf 2 beschreven gegevens en informatie over jou analyseer. Nu ik alleen geïnteresseerd ben in algemene trends, worden namen, e-mailadressen of andere informatie die herleid kan worden tot specifieke personen niet geanalyseerd. Dit geldt ook voor bijzondere gegevens. De geanalyseerde gegevens kan ik ook combineren met gegevens die ik verzamel met cookies wanneer je mijn website bezoekt. Deze verwerking vindt plaats op basis van de volgende grondslagen: je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking en/of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van mijn gerechtvaardigde belangen. Voor meer informatie over de grondslag ‘gerechtvaardigde belangen’ zie paragraaf 3 sub 5 hieronder.  Zie mijn cookieverklaring voor meer informatie over het gebruik van cookies. De link naar mijn cookieverklaring is opgenomen onderaan de website.

4. Communicatie en marketing
Verder gebruik ik jouw gegevens voor communicatie- en marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over mijn diensten en activiteiten, jou een elektronische nieuwsbrief te zenden en je gepersonaliseerde advertenties en content aan te kunnen bieden op mijn website. Deze verwerking vindt plaats op basis van de volgende grondslagen: je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking en/of de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van mijn gerechtvaardigde belangen. Voor meer informatie over de grondslag ‘gerechtvaardigde belangen’ zie paragraaf 3 sub 5 hieronder.

5. Gerechtvaardigde belangen
In voorkomende gevallen kan ik jouw gegevens verwerken voor mijn gerechtvaardigd belang of de belangen van een derde. Onder gerechtvaardigd belang vallen bijvoorbeeld beveiligings- en veiligheidsdoeleinden, het (kunnen) verrichten van mijn bedrijfsactiviteiten en het (kunnen) verrichten van andere ondersteunende of nauw verwante activiteiten, zoals intern marktonderzoek en direct marketing, het verbeteren van mijn diensten en aanbiedingen en het verdedigen van mijn rechten in geval van geschillen. Wanneer ik jouw gegevens verwerk voor mijn gerechtvaardigd belang of de belangen van een derde, dan weeg ik deze belangen af tegen jouw privacybelangen. In dergelijke gevallen heb je te allen tijde het recht bezwaar te maken om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie, zie paragraaf 6. Indien van toepassing zal ik maatregelen treffen om jouw privacybelangen te beschermen en onterechte schade te voorkomen.

4. Uitwisseling van jouw gegevens met derden
De uitvoering van mijn bedrijfsactiviteiten kan met zich meebrengen dat ik jouw gegevens deel met derde partijen. Dit gebeurt op basis van een wettelijke grondslag, een samenwerkingsovereenkomst en/of een verwerkersovereenkomst.

Zo kan ik jouw gegevens uitwisselen met of beschikbaar stellen aan derden in het kader van de volgende drie doeleinden: 1) voor het uitvoeren van een opdracht; 2) met mijn leveranciers die ondersteunende diensten verlenen; en 3) wanneer ik hiertoe wettelijk verplicht ben.

1. Uitvoeren van een opdracht
In voorkomende gevallen kan ik jouw gegevens voor het uitvoeren van een opdracht verstrekken aan derden die direct betrokken zijn bij de uitvoering van jouw opdracht. Denk hierbij aan het inschakelen van een fotograaf, copywriter, webdeveloper, ontwerper, illustrator, extern (reclame)bureau. Dit gebeurt op grond van een samenwerkingsovereenkomst.

2. Inschakeling ondersteunende diensten
Voor het leveren van mijn diensten maak ik gebruik van diensten van derden, zoals IT-leveranciers en de boekhouder. Met deze derden sluit ik overeenkomsten waarin onder meer wordt bepaald dat zij vertrouwelijk met jouw gegevens zullen omgaan en deze gegevens adequaat zullen beveiligen.

3. Wettelijke verplichting
Uitsluitend wanneer ik hiertoe wettelijk verplicht ben, verstrek ik jouw gegevens aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

5. Doorgifte aan derde landen
In de volgende voorkomende gevallen kan ik jouw gegevens, met het oog op de hiervoor in paragraaf 3 genoemde doeleinden, delen met personen of organisaties die zich bevinden in landen buiten de Europese Unie:

a. De doorgifte is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent of voor de uitvoering van op jouw verzoek genomen precontractuele maatregelen.
b. De doorgifte is noodzakelijk voor de sluiting of de uitvoering van een overeenkomst tussen mij en een andere natuurlijke of rechtspersoon in jouw belang.
c. De doorgifte is noodzakelijk wegens gewichtige redenen van algemeen belang.
d. De doorgifte is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
e. De doorgifte is van vitaal belang voor jou of voor andere personen en jij lichamelijk of juridisch niet in staat om jouw toestemming te geven.
f. Je hebt hier je uitdrukkelijke toestemming voor gegeven. In dergelijk geval zal ik je vooraf informeren over wat ik van plan ben en over het beschermingsniveau in het betreffende derde land.

6. Bewaring en beveiliging van persoonsgegevens
Voor de gegevens die ik verwerk, zorg ik uiteraard voor passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, zoals onbevoegde inzage van gegevens.

Ik bewaar jouw gegevens zolang dat nodig is om de doeleinden te realiseren zoals in deze privacyverklaring zijn beschreven. Voor het uitvoeren van de overeenkomst waarbij jij partij bent, bewaar ik jouw gegevens in beginsel niet langer dan 26 maanden na je laatste interactie met mij, tenzij en voor zover dat noodzakelijk is om aan mijn wettelijke verplichtingen te voldoen of ten behoeve van potentiële geschillen. Wanneer ik jouw gegevens niet langer nodig heb, vernietig ik deze gegevens of anonimiseer ik deze, zodat ze niet meer naar jou teruggeleid kunnen worden. Voor gegevens waarvoor jouw toestemming vereist is, geldt dat ik deze vernietig of anonimiseer zodra jij je toestemming intrekt.

Gegevens als voor- en achternaam, adres, e-mailadres en de inhoud van e-mails worden gebruikt voor administratieve en financiële (facturatie) doeleinden. Deze gegevens worden zeven jaar bewaard daar ik wettelijk verplicht ben deze gegevens gedurende zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst.

7. Uitoefenen van jouw rechten
Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zijn jou de volgende rechten toegekend; 1) recht op inzage; 2) recht op rectificatie, aanvulling en beperking; 3) recht op vergetelheid; 4) recht op beperking van verwerking; 5) recht van dataportabiliteit; en 6) recht bezwaar te maken tegen verwerking.

1. Recht op inzage
Als je wilt weten welke persoonsgegevens ik van jou verwerk, dan kun je een schriftelijk inzageverzoek doen. Dit verzoek kun je mailen naar: info@myrthestortelers.nl.

2. Recht op rectificatie, aanvulling en beperking
Indien je van mening bent dat de gegevens die ik van jou verwerk onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kun je een schriftelijk verzoek doen om jouw gegevens door mij te laten wijzigen of aan te vullen. Dit verzoek kun je mailen naar: info@myrthestortelers.nl.

3. Recht op vergetelheid
In een aantal gevallen, kun je vragen om verwijdering of vernietiging van jouw gegevens. Verwijdering van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in de gevallen die zijn beschreven in de wet. Dit omvat situaties waarin jouw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn in verband met de aanvankelijke doeleinden waarvoor zij werden verwerkt,alsmede in situaties waarin zij onrechtmatig werden verwerkt. Je kunt hiertoe een schriftelijk verzoek doen. Dit verzoek kun je mailen naar: info@myrthestortelers.nl.

4. Recht op beperking van verwerking
Je hebt het recht van beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat ik de verwerking van jouw gegevens voor een bepaalde periode opschort. Hier kun je bijvoorbeeld om verzoeken in het geval je de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist, maar waarbij wij enige tijd nodig hebben om de (on)juistheid ervan te verifiëren. Dit recht belet mij niet jouw persoonsgegevens opgeslagen te houden. Ik zal jou informeren voordat de beperking wordt opgeheven. Een verzoek tot beperking van verwerking kun je mailen naar: info@myrthestortelers.nl.

5. Recht op dataportabiliteit
Je kunt jouw gegevens verstrekt krijgen in een vorm waarin je deze, indien gewenst, door kunt geven aan een andere organisatie. Een verzoek hiertoe kun je mailen naar: info@myrthestortelers.nl.

6. Recht om bezwaar te maken tegen een verwerking
Ook kun je bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens. Dit geldt alleen in geval ik jouw persoonsgegevens als gevolg van een ‘gerechtvaardigd belang’ verwerk. Je bezwaar kun je mailen naar: info@myrthestortelers.nl.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in november 2019.